Реквизиты и позиции копируют в документы
Формируем документы по согласованным шаблонам из доступных данных. Перед выпуском предусматриваем проверку обязательных полей и содержания.
Автоматизация бизнеса
ЭДО и автоматизация документооборота
Помогаем выстроить путь от сделки и заказа до договора, счёта, закрывающих документов и их передачи в ЭДО. Сотрудники видят, что подготовлено, что ждёт согласования и на каком этапе остановился документ.
Пример процесса
- 01Сделка
- 02Договор
- 03Счёт
- 04Отгрузка
- 05Документ в ЭДО
- 06Статус подписания
Разбираемся в задаче
Документы продолжают процесс заказа
Договор, счёт и закрывающий документ часто используют одни и те же данные, но готовятся разными сотрудниками. Повторное заполнение создаёт расхождения, а состояние документа приходится выяснять в переписке. Связываем подготовку с данными клиента и заказа и определяем, кто проверяет содержание перед дальнейшим действием.
Сценарий может выглядеть так: сделка в CRM, согласование условий, заказ в 1С, подготовка документа, проверка ответственным, передача через подключённого оператора ЭДО и получение статуса. Конкретный маршрут зависит от вашей работы, учётной системы, оператора и видов документов.
Автоматизация не отменяет ответственность за содержание и подписание. Вместе определяем полномочия, доступы и точки проверки человеком. Отдельно разбираем возврат, исправление, отказ, повторную отправку и хранение связи между документом и заказом. Правовую применимость документов и подписей подтверждает ответственная сторона компании.
Какие задачи
бизнеса решаем
Согласование затягивается в переписке
Задаём маршрут, ответственных и условия согласования. Сохраняем замечания и порядок возврата на доработку, чтобы было понятно, у кого находится документ.
Неясно, какой документ отправлен и принят
Связываем доступные статусы оператора ЭДО с заказом или сделкой. Различаем подготовку, отправку, доставку и другие поддерживаемые состояния.
Исправления приводят к путанице версий
Описываем порядок изменения и повторной обработки. Сохраняем связь с исходным документом в пределах возможностей используемых систем.
Что связываем
в одном процессе
CRM и данные заказа
Клиент, условия сделки, состав заказа и ответственные за подготовку документов.
1С и учёт
Документы и реквизиты в вашей конфигурации с согласованными правилами заполнения и обмена.
Внутреннее согласование
Маршруты проверки, доступы, замечания, возвраты и задачи участников процесса.
Оператор ЭДО
Передача и получение доступных статусов через предусмотренные оператором механизмы. Подписание и полномочия определяются отдельно.
Как строится
работа
Состав интеграции зависит от оператора ЭДО, конфигурации 1С, видов документов и полномочий участников. Юридические требования к содержанию, подписи и хранению подтверждаются отдельно; автоматизация сама по себе не заменяет эту проверку.
- 01
Разбираем документы и роли
Выбираем виды документов и участников. Уточняем источники данных, действующий порядок согласования и используемого оператора ЭДО.
Результат: Реестр документов, шаблонов и участников.
- 02
Описываем маршрут
Согласуем шаблоны, обязательные поля, проверки, права и условия перехода. Учитываем исправления и отказ контрагента.
Результат: Маршрут согласования и правила проверки реквизитов.
- 03
Подключаем и тестируем
Настраиваем формирование и обмен в согласованной среде. Проверяем неполные реквизиты, повторную отправку и ошибки статусов.
Результат: Настроенное формирование документов и обмен статусами.
- 04
Внедряем порядок работы
Передаём инструкции участникам и согласуем запуск. Определяем ответственных за исключения и дальнейшее сопровождение.
Результат: Инструкции по отправке, исправлению и контролю документов.
Результат работы
Что получает
ваша команда
- Документ связан с заказом и доступен ответственным участникам.
- Меньше повторного заполнения там, где данные передаются автоматически.
- Видны этапы, требующие согласования или вмешательства сотрудника.
Что передаём по проекту
- 01
Схема документооборота с ролями и точками проверки.
- 02
Шаблоны и правила формирования согласованных документов.
- 03
Интеграция с учётом и ЭДО в пределах утверждённого сценария.
- 04
Отображение доступных статусов и инструкции по обработке исключений.
Перед началом
работы
Вы предоставляете собственный сервис ЭДО?
Мы разрабатываем и настраиваем взаимодействие бизнес-систем с выбранным оператором ЭДО. Условия оператора, лицензии, электронные подписи и полномочия оформляются отдельно.
Можно связать CRM, 1С и ЭДО в один процесс?
Да, если используемые системы и оператор предоставляют необходимые способы взаимодействия. Сначала проверяем конкретные версии, документы, права и направления обмена.
Документы будут подписываться автоматически?
Такое поведение нельзя включать по умолчанию. Порядок подписания, полномочия, способ использования электронной подписи и необходимость подтверждения согласуем отдельно с ответственными специалистами компании.
Можно начать без подключения ЭДО?
Да. Первый этап может охватывать подготовку документов, внутреннее согласование и передачу данных в учётную систему. Внешний обмен подключается следующим этапом, если он нужен процессу.
Как согласуем стоимость и сроки
Начинаем с конкретных документов: договоров, актов, счетов или УПД. Оцениваем их формирование, маршрут согласования и обмен с оператором ЭДО. Состав, стоимость и сроки закрепляем после проверки шаблонов, полномочий подписантов и доступных интеграций.
Первичный разбор процесса →